دیسپاچینگ صحیح در هدایت و مدیریت یک ناوگان حمل و نقل از اهمیت بالایی برخوردار است. این سیستم به مدیر امکان پاسخ‌گویی سریع به نیازهای مشتری را داده و فرآیند خدمت‌رسانی را بهبود می‌بخشد. اگر می‌خواهید کمی بیشتر با دیسپچینگ و مزایای آن در مدیریت ناوگان آشنا شوید، ادامه این مطلب رادار را از دست ندهید!
منظور از دیسپاچینگ چیست؟
بیایید ابتدا کمی بیشتر درباره دیسپاچینگ صحبت کنیم:
دیسپاچینگ (Dispatching) در حقیقت یک سیستم مدیریتی مرکزی است که امکان نظارت بهتر را برای مدیران فراهم می‌آورد. این سیستم دارای قوانین و امکانات مختلفی است که هر یک از آن‌ها بسته به شرایط و نیاز، انتخاب و به کار گرفته می‌شوند. فرآیند دیسپچینگ به مدیریت بهتر و اقتصادی‌تر در بنگاه‌ها و ناوگان‌ها کمک می‌کند و با آن می‌توان اولویت‌ها را در شرایط مختلف متعادل‌سازی کرد.
امروزه از سیستم دیسپاچینگ برای مدیریت بهینه ناوگان های حمل و نقل، نیروگاه‌های برق و … استفاده می‌شود. با این سیستم می‌توان هزینه‌های متغیر سازمان را به خوبی مدیریت کرده و از هدررفت بودجه جلوگیری نمود.
هدف از روی کار آمدن سیستم دیسپاچینگ چیست؟
قطعا طراحی هر سیستم و روش کاری در طول زمان برای حل برخی چالش‌ها انجام می‌شده است. این مسئله درباره سیستم دیسپاچینگ نیز صدق می‌کند. این سیستم به طور کلی اهدافی در رابطه با ایجاد ارتباطات میان گروه‌های مختلف سازمان اعم از گروه تعمیرات، اجرا، نگهداری، کنترل و … را دنبال می‌کند. اما به طور جزئی‌تر اهداف دیسپچینگ در مدیریت ناوگان های حمل و نقل عبارتند از:
- نظارت دقیق بر خودروهای ناوگان در طول سفر
- مدیریت هزینه‌های متغیر اعم از هزینه مصرف سوخت و …
- کنترل رفتار پرسنل و رانندگان در زمان ارسال بارها
- ارائه خدمات بهینه به مشتریان بر اساس موقعیت جغرافیایی آن‌ها
- نظارت بر فرآیند ارسال بار و کالا در طول مسیر
- کنترل و حفظ سلامت بارهای فسادپذیر در حین انتقال
- و …
وظایف مدیر دیسپاچینگ در ناوگان چیست؟
ناوگان ها برای هدایت سامانه حمل و نقل خود نیازمند به کارگیری مدیر دیسپاچینگ هستند. این فرد موظف است ارتباطات میان گروه‌های مختلف ناوگان اعم از مدیران، کارمندان، رانندگان و مشتریان را به درستی هدایت کند. منظور از هدایت این ارتباطات، ایجاد رابطه‌ای درست و اصولی در راستای اجرای برنامه‌ها و اهداف ناوگان است. به طوری که مشتری از هماهنگی میان پرسنل و خدمات نهایی مجموعه رضایت داشته باشد.
مهم‌ترین وظیفه دیسپچر در یک ناوگان حمل و نقل، کمک به پیشرفت واقعی مجموعه و بهبود راندمان کاری تمام اعضا است. به همین دلیل این فرد باید نظارت کاملی بر پرسنل و خودروهای ناوگان داشته باشد. تا بتواند از راه دور، اطلاعات را بررسی کرده و دستورات لازم برای اجرای بهتر برنامه‌ها را بدهد.
فرآیند اجرای دیسپاچینگ در ناوگان حمل و نقل چگونه است؟
زمانی که در یک ناوگان حمل و نقل از سیستم دیسپاچینگ استفاده می‌شود، فعالیت‌ها بر اساس موقعیت جغرافیایی مشتری صورت می‌گیرد. زیرا در تمام ماشین‌های ناوگان از ردیاب خودرو استفاده می‌شود و انتخاب خودرو برای انجام ماموریت، بر حسب نزدیک بودن آن به محل انجام می‌شود. بنابراین هر گاه سفارش ارسال کالایی به مجموعه داده می‌شود، مدیر دیسپچر با بررسی موقعیت خودروهای خالی و آماده اعزام، نزدیک‌ترین آن‌ها را انتخاب می‌کند. با این کار زمان رسیدن خودرو به مشتری کوتاه‌تر بوده و فرد مدت کمتری را در انتظار می‌ماند. این مسئله تاثیر مستقیمی بر افزایش رضایت مشتری و بهبود سرعت خدمات‌رسانی ناوگان دارد.
به طور کلی استفاده از دیسپاچینگ در مدیریت ناوگان حمل و نقل موجب رشد بهره‌وری در سازمان و دستیابی به رضایت حداکثری مشتریان می‌شود.
مزایای دیسپاچینگ در مدیریت ناوگان حمل و نقل چیست؟
اگر بخواهیم مزایای دیسپاچینگ در مدیریت ناوگان حمل و نقل را به طور جزئی مورد بررسی قرار دهیم، موارد زیر در لیست خواهند بود:
- اعزام نزدیک‌ترین خودرو به موقعیت مکانی مشتری
- نظارت بر عملکرد خودروها از راه دور
- امکان مشاهده موقعیت هر یک از خودروها به صورت زنده
- سیستم ارسال ماموریت‌های کاری برای رانندگان به صورت آنلاین
- قابلیت مشاهده و ردیابی خودرو در حال انتقال کالای مشتری
- افزایش سرعت خدمات‌رسانی به مشتریان
- دسترسی به آدرس و موقعیت دقیق مشتری بر روی نقشه برای رانندگان
- قابلیت تعریف محدودیت برای سرعت و مسیرهای حرکت راننده
- کنترل مصرف سوخت خودروهای ناوگان و کاهش هزینه‌های جانبی
- دسترسی به گزارشات مختلف برای بررسی چالش‌ها و برنامه‌ریزی بهتر
- امکان اجرای سیستم پاداش برای رانندگان بر اساس عملکردشان
سخن پایانی
هدایت و مدیریت ناوگان حمل و نقل در گذشته به صورت دستی و با ثبت در برگه‌های کاغذی انجام می‌شد. در این روش، احتمال خطا بسیار بالا بود و نمی‌توانستیم از فرآیند انتقال کالاها در هر لحظه باخبر باشیم. بلکه مدیر برای کنترل می‌بایست مدام با رانندگان تماس گرفته و از آن‌ها درباره روند کار پرس و جو می‌کرد. اما با استفاده از دیسپاچینگ در مدیریت ناوگان دیگر نیازی به این کارهای تکراری و خسته‌کننده نیست. بلکه اطلاعات مربوط به تمام خودروهای ناوگان به طور زنده در اختیار مدیر خواهد بود. اطلاعاتی اعم از موقعیت خودرو، سرعت حرکت، وضعیت بار، مسیر حرکت، مکان و تعداد توقف‌ها، مدت زمان توقف و … .
دیسپچینگ به مدیران ناوگان کمک می‌کند تا فرآیندهای کاری را از راه دور تحت نظر داشته و برنامه‌ریزی بهتری برای انجام آن‌ها در نظر بگیرند. به نظر شما مهم‌ترین مزیت استفاده از دیسپاچینگ در ناوگان‌های حمل و نقل چیست؟